4月11日，团市委召开全体机关干部会议，宣布了北京奥运会志愿者工作协调小组办公室工作机构及人员安排，标志着团市委奥运会志愿者工作正式全面启动。
为了认真履行好北京奥运会志愿者工作协调小组办公室所承担的职能，配合奥组委切实负责起协调各成员单位共同研究、落实协调小组确定的工作任务，确保及时向协调小组提出工作意见和建议，2005年3月17日，团市委召开书记办公会，专题研究了《北京奥运会志愿者工作协调小组办公室2005年工作方案》，经与奥组委人事部协商，成立了“一处三组”的工作机构，书记会成员整体介入，分工负责，从组织上保障办公室职责的落实。
协调小组办公室主任由团市委书记关成华同志担任。副主任由团市委副书记汪明浩、方力、刘剑、李先忠同志担任。
协调小组办公室下设“一处三组”，即
一处——秘书处。秘书处是独立部门，由团市委书记关成华牵头负责，由团市委机关4名干部组成。秘书处作为办公室日常工作机构，主要负责组织协调小组工作会议，协调、联络各成员单位落实相关工作任务，做好办公室日常工作及内部协调工作。
三组——规划起草组、宣传活动组、主题教育组。采用按项目分工、副主任牵头、机关整体参与、日常工作平行运作的模式运行。
规划起草组由团市委副书记汪明浩牵头负责，由团市委机关18名干部组成，负责在《北京奥运会志愿者战略计划》的框架下，研究制定《北京奥运会志愿者行动计划》，包括奥运会志愿者招募计划、宣传计划、培训计划、激励和保留计划等。规划起草组吸收奥组委人事部志愿者处的同志参加。
宣传活动组由团市委副书记方力同志牵头负责，由团市委机关12名干部组成，负责策划并组织开展全市迎奥运社会志愿者活动和志愿者宣传工作，面向全社会传播志愿者理念、弘扬志愿者精神、树立奥运会志愿者形象、营造浓厚的社会氛围。
主题教育组由团市委副书记刘剑同志牵头负责，由团市委机关13名干部组成，负责研究、策划以奥运精神、志愿服务精神为内容的全年主题教育活动，组织全市团员青年广泛参与，不断提高青少年整体素质，以奥运精神和志愿服务精神培养和塑造新一代青少年。
会上，团市委书记关成华同志做了动员讲话，提出三点要求：一是要求大家要深刻地认识到承担奥运工作的重要意义，要把握住千载难逢的机遇，振奋精神、开拓探索，创造性地开展工作；二是要求发挥团市委机关全体干部的智慧，集中力量完成好几项重点活动：1、将于4月30日开始的“青春微笑行动”和“文明礼仪耀京城 志愿服务迎奥运”青少年主题教育活动；2、将于6月8日前后开展的“志愿北京 文明奥运”志愿者国际论坛；3、将于7月13日开展的“志愿者之夜”大型公益晚会；三是要求全体干部要按照“两不误、两促进”的要求，科学规划、协调开展日常工作和志愿服务工作，确实把保持共产党员先进性教育的成果体现在具体的工作之中，以“在活动中建机制、在机制中搞活动”的总体要求，不断探索新型工作机制，锻炼队伍，提高能力。
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